Personuppgiftspolicy

I och med införandet av dataskyddsförordningen (GDPR, The General Data Protection Regulation), som gäller som lag i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj 2018, ökar kraven på hur företag och organisationer får behandla personuppgifter.

Personuppgiftspolicy

Antagen av Byrån mot diskriminering i Östergötlands styrelse den 11 juni 2018.
Dataskyddsförordningen (GDPR) gäller som lag i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj 2018. Med anledning av detta har Byrån mot diskriminering i Östergötland tagit fram en ny personuppgiftspolicy. I denna kan du läsa om hur och varför vi sparar dina uppgifter.

Personuppgiftsansvar

Byrån mot diskriminering i Östergötland (Byrån) är personuppgiftsansvarig för vår behandling av dina personuppgifter och vi ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Behandlingen av personuppgifterna utförs enligt denna personuppgiftspolicy.

Nedan kan du läsa om när, hur och i vilket syfte dina personuppgifter kommer att samlas in och behandlas av Byrån.

Om du har några frågor om vår personuppgiftshantering så är du välkommen att kontakta oss.

Kontaktuppgifter:
Byrån mot diskriminering i Östergötland
Torsgränd 15
603 63 Norrköping
Tel: 011-107131
Email: info@diskriminering.se

Så skyddar vi dina uppgifter

Byrån skyddar dina personuppgifter genom att vidta de åtgärder som krävs i varje enskilt fall. Åtgärderna kan vara av olika typ som till exempel tekniska IT-lösningar eller organisatoriska åtgärder. Exempel på organisatoriska åtgärder kan vara för ändamålet framtagna rutiner, säkerhetspolicys och checklistor. Vi ser också till att det bara är de personer som behöver behandla dina personuppgifter i enlighet med denna policy, som har tillgång till dem.

Vårt ändamål med behandlingen

Byrån samlar in dina personuppgifter för att kunna:

  • administrera ditt medlemskap
  • administrera ditt ideella engagemang på Byrån om du är volontär
  • hantera din anmälan om diskriminering
  • hantera din intresseanmälan eller registrering till en utbildning eller annan aktivitet inom ramen för vår verksamhet
  • hantera din begäran om information eller annan förfrågan du gör till Byrån

Nedan kan du läsa mer om hur dina personuppgifter används inom ramen för olika delar av vår verksamhet.

Medlem

Ändamålet med behandlingen är framför allt att informera dig om organisationen och för att kommunicera med dig. Detta sker exempelvis genom att vi skickar ut:

  • nyhetsbrev, information
  • inbjudningar till aktiviteter som till exempel medlemsmöten, årsmöte, seminarier, utbildningsdagar
  • inbjudningar/information om andra typer av sammankomster
  • utvärderingar i samband med aktiviteter
  • medlemsundersökningar
  • erbjudande om att årligen förnya ditt medlemskap.

Dina personuppgifter samlas in på följande sätt:

Dina personuppgifter samlas in och behandlas av Byrån när du registrerar dig som medlem i Byrån via email, telefon eller formulär vid Byråns evenemang. Vi samlar in förnamn, efternamn, emailadress och telefonnummer. Uppgifter som insamlas i samband med tecknande av medlemskap insamlas för att Byrån ska kunna fullgöra våra skyldigheter gentemot dig som medlem. Uppgifterna sparas under den tid som du är medlem samt ytterligare fyra månader. Ändamålet med behandlingen av dina personuppgifter tiden efter ditt medlemskap har upphört är att ge dig ytterligare möjligheter att betala din medlemsavgift eller utreda att det inte föreligger någon felaktighet bakom den uteblivna betalningen. Du kan också, när du vill på egen begäran, avsluta ditt medlemskap och få dina uppgifter raderade.

När du gör anmälan om diskriminering

När du gör en anmälan om diskriminering till Byrån, kommer dina personuppgifter att behandlas för att Byrån ska kunna utreda din anmälan. Dina personuppgifter samlas in vid anmälan via telefon, email, eller när du uppsöker Byrån för att göra en anmälan. Vi samlar in förnamn, efternamn, personnummer, emailadress och telnr. Dina personuppgifter raderas två månader efter att ärendet avslutats. Du kan, när du vill på egen begäran, avsluta ärendet och få dina uppgifter raderade.

I samband med din anmälan om diskriminering kommer du att tillfrågas om fullmakt och om du samtycker till att Byrån behandlar dina personuppgifter. Fullmakt krävs för att Byrån ska anses behörig att hantera ditt ärende om diskriminering. Samtycke krävs för att Byrån ska kunna behandla dina personuppgifter i ärendehanteringen. Du har rätt att när som helst återta din fullmakt och ditt samtycke till personuppgiftsbehandlingen.

Övrig information om din anmälan om diskriminering

Avidentifierade uppgifter om anmälningar till Byrån lagras för statistiska ändamål och för återrapportering till myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF) och andra offentliga organ som finansierar verksamheten. Avidentifierade uppgifter innebär att Byrån följer de riktlinjer och rekommendationer som krävs för återrapportering av bidragen och för statistiska ändamål. Det är exempelvis uppgifter om kön, diskrimineringsgrund, samhällsområde, åtgärder och utfall i ärendet. Uppgifterna kan inte kopplas till en specifik person.

När du ansöker om ett uppdrag / vid rekrytering

När du ansöker/lämnar intresseanmälan till ett uppdrag på Byrån som anslagits på vår webbplats eller på annat sätt kommuniceras av oss, kommer de personuppgifter du lämnar tillsammans med ansökan i sin helhet att sparas i max tre månader efter rekryteringens slutdatum. Detta gäller oavsett om du har fått uppdraget eller inte. Ändamålet med behandlingen är att vi ska kunna matcha ihop nya uppdrag med tidigare sökanden.

Efter tre månader sparar vi endast ditt namn, emailadress samt information om vilket uppdrag du sökt. Ändamålet med behandlingen är att kunna kontakta dig om det uppstår behov till ett liknande uppdrag. Ett år efter att rekryteringstiden har gått ut raderas dina personuppgifter.

Anställdas personuppgifter delas med ett antal tjänster och företag, till exempel med syftet att kunna betala ut lön och erbjuda den anställda andra förmåner. Vi kommer aldrig att dela dina personuppgifter vidare till tredje part för marknadsföring och vi kommer inte att överföra dina personuppgifter till land utanför EU/EES.

I samband med ansökan/intresseanmälan kommer du att tillfrågas om du samtycker till att Byrån behandlar dina personuppgifter. Samtycke krävs för att Byrån ska kunna motta din ansökan/intresseanmälan. Du har rätt att när som helst återta ditt samtycke till behandlingen.

Volontär

Anmäler du dig som frivillig till Byråns volontärverksamhet behöver vi hantera personuppgifter, exempelvis namn, adress, mailadress och telefonnummer. Detta för att kunna administrera volontäruppdraget. Byrån kan komma att dela personuppgifter till andra volontärer inom verksamheten, då en del av uppdraget som volontär är utbyte av tankar och idéer om aktuella ämnen, utbildningar och aktiviteter.

Byrån sprider inte volontärernas personuppgifter till någon utanför verksamheten om det inte är tvingande enligt lag (se nedan). Vid anmälan som volontär ska du få frågan om du samtycker till att personuppgifter sparas och behandlas för dessa ändamål. Uppgifter om dig som volontär raderas när du inte längre är volontär eller vid direkt förfrågan framförd av dig.

När du medverkar i en kampanj eller aktivitet där vi samlar in namnunderskrifter

Personuppgifter (namn, adress, mailadress, telefonnummer) som du lämnar i samband med deltagande i en aktivitet eller kampanj på vår webbsida eller på annan kampanjsida som tillhandahålls av Byrån, sparas under den tiden kampanjen pågår och ytterligare tre månader. Ändamålet med behandlingen är att genomföra aktiviteten eller kampanjen samt kunna följa upp densamma. Därefter raderas personuppgifterna.

I samband med ditt deltagande kommer du att tillfrågas om du samtycker till att Byrån behandlar dina personuppgifter. Samtycke krävs för att Byrån ska kunna motta din underskrift/information om ditt deltagande. Du har rätt att när som helst återta ditt samtycke.

När du skickar e-post till Byrån

Personuppgifter (namn, mailadress) som lämnas i samband med att du skickar email till oss och som är adresserat till någon av de adresser som finns på vår webbsida, sparas i upp till 2 månader efter att mailkonversationen är avslutad. Ändamålet med behandlingen är att vi ska ha möjlighet att besvara din/dina frågor på bästa sätt. Två månader efter avslutad konversation raderar vi mailet och dina personuppgifter.

När du bokar en utbildning eller information från Byrån

De personuppgifter (namn, adress, emailadress, telefonnummer) du lämnar i samband med att du bokar en utbildning eller information av Byrån sparas i sex månader efter genomfört uppdrag. Ändamålet med behandlingen är att vi efter genomfört uppdrag ska kunna kontakta dig och följa upp detta för utvärdering. Efter sex månader raderas dina uppgifter.

I samband med din bokning kommer du att tillfrågas om du samtycker till att Byrån behandlar dina personuppgifter. Samtycke krävs för att Byrån ska kunna hantera din bokning. Du har rätt att när som helst återta ditt samtycke.

Behandling av personuppgifter av bokföringsskäl

Vissa personuppgifter kan även behöva lagras och behandlas av bokföringsskäl. Detta gäller framförallt då du köper Byråns tjänster eller om du lämnar gåvor och bidrag till organisationen.

Din rätt till information

Du har rätt att en gång per kalenderår, kostnadsfritt få tillgång till de personuppgifter vi har om dig. Detta gör du genom att begära ett registerutdrag över den behandling vi har avseende dina personuppgifter. Du har också rätt att begära att vi ändrar dina personuppgifter om det finns någon felaktighet. Du har också rätt att få dina personuppgifter raderade.

Vi kan dock inte radera uppgifter som vi enligt lag är skyldiga att spara så som vissa uppgifter enligt Bokföringslagen (1999:1078).

Om du vill veta vad för uppgifter om dig vi har registrerade hos oss så kan du skriva till oss på:

Byrån mot diskriminering i Östergötland
Torsgränd 15
603 63 Norrköping

eller

info@diskriminering.se

Här är ett exempel på hur du kan skriva en ansökan om registerutdrag:

Till Byrån mot diskriminering i Östergötland

Härmed ansöker jag om information enligt GDPR.

…………………………………………………………………….
(Ort och datum)

…………………………………………………………………….
(Namnteckning)

…………………………………………………………………….
(Namnförtydligande, personnummer och adress.)

Ändringar i personuppgiftspolicy

Byrån har rätt att göra ändringar i denna personuppgiftspolicy. Om vi gör någon uppdatering som har en avgörande betydelse av vår behandling av dina personuppgifter så kommer vi att informera dig om detta via email och på vår webbplats, innan den nya policyn träder i kraft.

Den senaste versionen av denna personuppgiftspolicy hittar du alltid på vår webbplats.

Uppdaterades senast: 18 februari, 2019

Cookies

För att få den här webbplatsen att fungera ordentligt använder vi oss av cookies. Cookies är små textfiler som lagras i din dator. Ofta handlar det om särskild information, så som förvalda språkinställningar, som tack vare cookies snabbt kan återläsas nästa gång du besöker vår hemsida.

Det finns tre typer av cookies: permanenta cookies, temporära cookies samt cookies från tredje part.
Permanenta cookies lagras på datorn eller i mobilen under en längre period. De har ett förinställt datum och raderas när datumet infaller. De kan lagras högst i 24 månader.
Temporära cookies lagras tillfälligt på datorn eller i mobilen när du besöker en webbplats. De raderas så fort du stänger ner sidan.
Cookies från tredje part kommer, precis som namnet antyder, från en annan webbplats än den som placerat kakan i användarens dator. Denna typ av cookie har till syfte att samla in statistik om besökarnas aktivitet på nätet.
Källa: http://cookielagen.se/fragor-och-svar/

Cookies som behövs för att vår webbplats ska fungera

Nödvändiga cookies behövs för att du ska kunna använda vår webbplats på ett optimalt sätt. De nödvändiga cookies vi använder på vår webbplats är:
Inställningar för cookies
För att du ska slippa göra inställningen för cookies varje gång du besöker vår webbplats, sparar vi dina preferenser i en cookie. Ingen övrig information om dig sparas i denna cookie. Dina inställningar sparas i 30 dagar.

Cookies för webbanalys

Cookies som används för webbanalys kan spara information om ditt användande av webbplatsen. Denna data är anonym, och används för att vi ska kunna mäta prestanda för att förbättra din upplevelse. De cookies för webbanalys som används på vår webbplats är:
Google analytics
Webbplatsen använder Google Analytics, vilket är en tjänst för webbanalys tillhandahållen av Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, United States (“Google”).
Om du godkänner att cookies lagras kommer Google att samla information om hur du använder webbplatsen, i form av till exempel vilka sidor du besökt, vilka språkinställningar du har, ditt operativsystem m.m. Datan som samlas in är anonym för oss och används enbart i statistiskt syfte.

Ändra dina cookies-inställningar på vår webbplats

Du kan när som helst ändra dina cookies-preferenser genom kryssa ur rutan här nedan. Dina inställningar sparas i 30 dagar.

Läs vidare

  • Om oss

Om Byrån

  • Om oss

Historia

  • Om oss

Jobba hos oss

  • Om oss

Praktik

  • Om oss

Organisation

  • Om oss

Stadgar

  • Om oss

Verksamhetsberättelser

  • Kontakt

Kontakta oss

Relaterat innehåll

Engagera dig

Som medlem eller volontär för Byrån mot diskriminering stödjer du arbetet för mänskliga rättigheter och mot diskriminering.

Lär dig mer

En stor del av vår verksamhet utgörs av information och utbildning till skolor, fackförbund, företag och organisationer.